Accountantskantoor: factuurstroom met controle

Case · accountancy (samenstelpraktijk voor mkb-cliënten)

Herkennen mag automatisch, boeken niet

Inkomende facturen en aanleverstukken lezen, de vaste gegevens herkennen, koppelen aan de juiste cliënt en periode, en als voorstel klaarzetten voor de assistent die boekt.

Plan een kennismaking

Losse groene vlakken van verschillende grootte worden een nette stapel; daarna staat een donkergroene slagboom met een oranje stip, en pas daarachter een leeg omlijnd vak.

14 september 2026Documenten

Bewijsstatus

Status: nog niet vrijgegeven. Resultaten op deze pagina staan alleen als de klant ze heeft goedgekeurd.

Uitgangssituatie

Waar het begon

Het patroon dat deze case beschrijft: facturen komen per mail, per portaal en als foto binnen, in wisselende kwaliteit en zonder vaste vorm. Het herkennen en overnemen van de gegevens is repeterend werk dat weinig oordeel vraagt, maar wel nauwkeurigheid. Daar staat tegenover dat een fout in deze stap pas veel later opvalt, en dat het terugzoeken dan meer tijd kost dan het invoeren ooit heeft gekost.

Aanpak

Wat we bouwden

Een workflow van dit type leest het aangeleverde stuk, haalt de vaste gegevens eruit — leverancier, datum, bedragen, btw, referentie — en koppelt die aan de cliënt en de periode. Ontbreekt er iets, of is een waarde niet met zekerheid te lezen, dan wordt het veld niet geraden maar leeg voorgelegd met het bronfragment erbij.

Het resultaat is een voorstel, geen boeking. Het staat klaar naast het originele bestand, zodat de assistent regel voor regel kan vergelijken in plaats van opnieuw te moeten intypen.

Controle

Waar de mens bleef

Er is één vast controlemoment en dat ligt vóór het boeken. De assistent ziet de herkende gegevens naast het bronbestand, corrigeert waar nodig en bevestigt. Pas daarna gaat er iets naar het boekhoudpakket.

Het vaktechnische oordeel blijft buiten de workflow: wat er met een post gebeurt en hoe die wordt gerubriceerd, is een beslissing van het kantoor. De cliëntscheiding is hier geen instelling maar een uitgangspunt — de workflow leest alleen binnen het dossier waar de gebruiker zelf toegang toe heeft, en elke leesactie staat in het logboek.

De onderliggende workflow staat bij facturen verwerken en boeken en het bredere kader in AI voor accountants. Andere cases volgen dezelfde opzet.

Resultaat

Wat het opleverde

Deze klant heeft de meetbare uitkomst nog niet vrijgegeven voor publicatie. Zodra dat gebeurt, staat hier wat het opleverde.

Lijkt dit op jouw proces?

Breng het mee naar een gesprek. We beoordelen of dezelfde aanpak past en waar de verschillen zitten.