Scoping en eerste use-cases
Over deze bron
Gen8
Bron: Scoping en eerste use-cases
Managed AI-service voor MKB-organisaties. Wij richten in, koppelen en beheren; jij houdt de regie.
© 2026 Gen8 VOF · KvK 92978789 · Delft
Scoping en onboarding
Eerst in kaart brengen, dan pas bouwen
In de scoping brengen we in circa drie dagen je doelen in kaart en prioriteren we ze. In de onboarding koppelen we je systemen en zetten we de eerste use-cases live. Daarna beheren wij ze en breiden we uit.
- Circa 3 dagen scoping
- Go/no-go na de scoping
- Verwerking in de EU
De scoping
Je doelen beschrijven zoals het werk echt loopt
In bijna elk proces zit een verschil tussen het schema en de praktijk: de aanvraag die altijd via één collega loopt, de lead die pas na drie dagen wordt nagebeld, het gespreksverslag dat nooit in het CRM belandt. Dat verschil bepaalt waar AI het meeste oplevert.
Daarom kijken we mee in het echte werk en gebruiken we voorbeelden van de afgelopen periode, inclusief de rommelige. Wat we opschrijven is toetsbaar: jij en je team moeten je erin herkennen.
Doelen en prioriteiten
Wat wil je bereiken, waar verlies je nu tijd, en wat levert het meeste op?
Meekijken met echte gevallen
We nemen voorbeelden van de afgelopen periode door, inclusief de uitzonderingen die niemand mooi vindt.
Systemen en rechten in kaart
Welke systemen raken het werk, wie mag wat zien, en welke koppelingen bestaan er al?
Prioriteiten en voorstel
Welke use-cases eerst, wat ze moeten opleveren en hoe we dat meten. Of het advies om het niet te doen.
| Scoping | Onboarding | |
|---|---|---|
| De vraag | Welke doelen pakken we aan, en in welke volgorde? | Werken de eerste use-cases op echt werk? |
| Wat er gebeurt | Meekijken, uitvragen, vastleggen, prioriteren | Systemen koppelen, context vastleggen, eerste use-cases live zetten |
| Wat je krijgt | Geprioriteerde doelen met resultaat, grens en meetpunt | Werkende workflows in je eigen systemen, met logboek |
| Schrijft het in je systemen? | Nee, alleen lezen en uitvragen | Voorstellen; schrijven pas na goedkeuring waar de gevolgen groot zijn |
| Waar het eindigt | Go of no-go voor de onboarding | Overgang naar beheer en iteratie |
Na de onboarding stopt het niet. Wij monitoren en onderhouden de workflows, sturen bij op wat er in de praktijk gebeurt en voeren wijzigingen door in behapbare stappen.
Staat de basis, dan breiden we uit met nieuwe koppelingen, workflows en agents. Zo groeit de AI mee met je organisatie, zonder dat je team er een beheertaak bij krijgt.
Beheer en iteratie
Monitoring, onderhoud, bijsturen en beheersbare wijzigingen.
Uitbreiding
Nieuwe koppelingen, workflows en agents, als de basis staat.
Wanneer niet
Een workflow is soms het verkeerde antwoord
Als een proces elke week anders loopt omdat niemand het heeft vastgelegd, levert automatiseren vooral ruis op: je meet dan de onduidelijkheid, niet de techniek. Als de stap die pijn doet met een vaste regel of een bestaande instelling is op te lossen, is dat sneller, goedkoper en beter te controleren dan een model.
En als niemand is aangewezen die de voorstellen beoordeelt, blijft de uitkomst liggen. In alle drie de gevallen zeggen we dat na de scoping, en stoppen we daar. Welke criteria een proces tot een goede eerste use-case maken, staat in een interne AI-pilot kiezen.
Kosten en planning
Wat het kost en hoe lang het duurt
De scoping duurt circa drie dagen. Wat de onboarding en het beheer daarna kosten, hangt af van je doelen, het aantal systemen en de hoeveelheid uitzonderingen. We stemmen de prijs af op de waarde die we samen realiseren en zetten hem op papier voordat we beginnen. Welke dingen de prijs bepalen, staat bij prijzen.
Krijgen jullie toegang tot onze systemen voor de scoping?
Voor de scoping is dat meestal niet nodig. We kijken mee met een gebruiker en werken met voorbeelden die jij aanlevert. Als we wel toegang krijgen, is die alleen-lezen en beperkt tot wat we in kaart brengen.
Hoeveel voorbeelden hebben jullie nodig?
Genoeg om de uitzonderingen te zien, niet alleen de nette gevallen. Hoeveel dat is, verschilt per proces; we spreken het af in de kennismaking.
Kunnen we de scoping gebruiken zonder met jullie verder te gaan?
Ja. De geprioriteerde doelen en de beschrijving van je processen zijn van jou. Je kunt er zelf mee verder of ze aan een andere partij geven.
Schrijven de eerste use-cases in ons CRM of onze mailbox?
Niet vanzelf. Een workflow doet voorstellen met een zichtbaar verschil; waar de gevolgen groot zijn, wordt er pas na goedkeuring iets weggeschreven. Elke stap komt in een logboek, en een workflow verstuurt nooit zelf e-mail.