Gen8

Google Workspace-koppeling

Integratie · route: native

De omgeving waar jullie al in werken, als werkvloer voor een workflow

Voor organisaties die op Google Workspace draaien, ligt het meeste werk al binnen handbereik: de mail, de mappen, de documenten, de agenda. Gen8 heeft voor die onderdelen eigen koppelingen, zodat een workflow ze kan lezen en er voorstellen in kan klaarzetten — binnen de reikwijdte die een beheerder vastlegt.

Plan een kennismaking
  • Rechten blijven leidend
  • EU-hosting
  • Goedkeuring zichtbaar

E-mail, Documenten

In het kort

Route: native
Onderdelen: Gmail, Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets, Google Presentaties, Google Agenda

Mogelijkheden

Wat de koppeling kan

Gmail. Zoeken in de mailbox, berichten lezen, labels beheren en een concept klaarzetten. Versturen kan technisch, maar staat in onze inrichting standaard uit: een mail die namens jou de deur uitgaat, hoort een bewuste handeling te zijn.

Drive. Bestanden zoeken en lezen in de mappen die jullie aanwijzen, als bron voor een antwoord of als invoer voor een volgende stap.

Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Verder dan alleen het bestand: de inhoud lezen en bewerken. Een rapport opbouwen, een overzicht bijwerken, een set dia's samenstellen uit gegevens die elders vandaan komen.

Agenda. Agenda's en afspraken lezen, en een afspraak voorstellen of aanmaken — nuttig als een workflow eindigt in een gesprek dat gepland moet worden.

Inspiratie

Wat je hiermee kunt automatiseren

Een paar voorbeelden van werk dat je met deze koppeling uit handen geeft. Wat bij jou past, bepalen we samen in de scoping.

Conceptantwoorden in Gmail

Een vraag in de mailbox wordt gelezen en er staat een concept klaar. Versturen blijft jouw handeling.

Antwoorden met Drive als bron

De workflow zoekt in de mappen die jullie aanwijzen en antwoordt met een verwijzing naar het bestand.

Een rapport opbouwen

Gegevens die elders vandaan komen, worden een leesbaar rapport in Google Documenten. Je ziet de wijziging voordat hij definitief is.

Een overzicht bijhouden

Een overzicht dat elke week aangevuld moet worden, krijgt de nieuwe rijen of waarden in Google Spreadsheets.

Dia's samenstellen uit gegevens

Een set dia's in Google Presentaties, opgebouwd uit cijfers en tekst die al ergens anders staan.

Een vervolggesprek voorstellen

Eindigt een workflow in een gesprek dat gepland moet worden, dan staat er een afspraak als voorstel in je agenda.

Herken je dit werk? Of draait jouw proces op een ander systeem?

Vertel ons welk werk je uit handen wilt geven. We denken mee over de koppeling en de route, ook als jouw systeem hier nog niet tussen staat.

Plan een kennismaking

Rechten en data

Welke toegang nodig is

De verbinding wordt per onderdeel door een beheerder ingericht en krijgt alleen de rechten die de gekozen acties nodig hebben. Een workflow die Drive gebruikt als kennisbron, vraagt geen toegang tot de mailbox; een workflow die concepten schrijft, vraagt geen rechten om te verzenden.

De reikwijdte binnen een onderdeel is net zo belangrijk als het onderdeel zelf: een aangewezen label is iets anders dan een heel postvak, en een aangewezen map iets anders dan een hele Drive. Die afbakening leggen we bij de inrichting vast in plaats van hem op te rekken tot het makkelijk werkt. Verwerking binnen Gen8 vindt plaats in de EU; Google verwerkt de gegevens in zijn eigen omgeving onder jullie eigen Workspace-afspraken.

Controle

Waar goedkeuring zit

Lezen gebeurt zonder tussenkomst; dat is wat een workflow bruikbaar maakt. Schrijven begint als voorstel: een conceptmail staat klaar in Gmail, een documentwijziging is zichtbaar voordat hij definitief is, een agenda-afspraak wordt voorgesteld en niet stilletjes ingeschoten.

Handelingen die kleine, omkeerbare gevolgen hebben en zich bewezen hebben, kunnen na een ingewerkte periode automatisch met logboek. Mail versturen hoort daar niet bij, en dat is een keuze en geen tijdelijke beperking.

Bewijs

Wat we kunnen laten zien

Gmail, Google Drive en Google Agenda hebben elk een eigen Gen8-koppeling; voor Drive bestaan bovendien aparte tools voor Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Daarom staat de route op native: deze onderdelen worden niet via een omweg bereikt. Draaien jullie deels op Microsoft, dan staat de tegenhanger bij Microsoft 365 en de vergelijking in Google Workspace of Microsoft 365.

gen8 · google workspaceklaar

Antwoord voorbereiden met Drive als bron

Plan01Vraag opgepakt uit een bericht in het aangewezen label
Actie02Drive doorzocht binnen de mappen die meedoen
Actie03Inhoud van het document gelezen voor de onderbouwing
Actie04Conceptantwoord klaargezet in Gmail, met bronverwijzing
Reflectie05Vervolgafspraak voorgesteld in de agenda, niet ingeschoten
Concept en afspraakvoorstel klaar · versturen doet een mens

Veelgestelde vragen

Kan een workflow mail versturen namens ons?

Technisch wel, maar in onze inrichting staat dat standaard uit. Een concept klaarzetten is het uitgangspunt; versturen doet een mens.

Leest de workflow onze hele Drive?

Alleen de mappen die jullie aanwijzen. Die afbakening is onderdeel van de inrichting en geen instelling die later ongemerkt opschuift.

Werkt dit met een persoonlijk Google-account?

De koppelingen zijn ingericht op een zakelijke Workspace-omgeving met een beheerder die de verbinding legt. Een persoonlijk account mist die beheerlaag.

Wat als we deels op Microsoft draaien?

Dat komt vaak voor en is geen probleem. Voor Outlook, SharePoint en OneDrive bestaan eigen koppelingen; kijk bij Microsoft 365.

Welke systemen gebruik jij?

Vertel welk proces je wilt koppelen. We laten zien welke route past, welke rechten nodig zijn en waar de mens blijft beslissen.

Plan een kennismaking
  • Reactie binnen één werkdag
  • Geen verplichtingen