Gen8

E-mail naar CRM

Integratie · route: geconfigureerd

Mailverkeer dat in het CRM landt zonder dat iemand knipt en plakt

Tussen de mailbox en het CRM zit doorgaans een mens die overtypt. Deze koppeling neemt dat over: de workflow leest de berichten in een aangewezen mailbox of label, herkent bij welk contact of welke deal ze horen, en stelt de CRM-wijziging voor die eruit volgt. Wegschrijven gebeurt pas na goedkeuring.

Plan een kennismaking
  • Rechten blijven leidend
  • EU-hosting
  • Goedkeuring zichtbaar

E-mail, Sales

In het kort

Route: geconfigureerd
Onderdelen: Gmail, Outlook, HubSpot

Mogelijkheden

Wat de koppeling kan

Aan de mailkant leest de workflow de berichten in de mailbox, het label of de map die jullie hebben aangewezen: afzender, onderwerp, tekst en de plaats in de conversatie. Hij kan ook een conceptantwoord klaarzetten.

Aan de CRM-kant zoekt hij het bijbehorende contact of de bijbehorende deal op en stelt voor wat er zou moeten veranderen:

  • Een notitie met de kern van het bericht en een verwijzing naar de mail
  • Een taak voor de eigenaar, met een termijn die uit het bericht volgt
  • Een dealfase of contactveld dat aantoonbaar achterloopt op wat er in de mail staat
  • Een nieuw contact, wanneer de afzender nog niet in het CRM bestaat

Wat de workflow niet doet: mail versturen namens jullie, en een CRM-veld overschrijven zonder dat iemand het verschil heeft gezien.

Inspiratie

Wat je hiermee kunt automatiseren

Een paar voorbeelden van werk dat je met deze koppeling uit handen geeft. Wat bij jou past, bepalen we samen in de scoping.

Offerteaanvragen uit de gedeelde inbox als lead in je CRM

Een aanvraag in de aangewezen mailbox wordt gelezen. Staat de afzender nog niet in HubSpot, dan wordt hij als nieuw contact voorgesteld.

Wie is deze afzender?

Bij elk bericht zoekt de workflow het contact en de deal erbij, zodat je ziet wat er loopt voordat je antwoordt.

Een notitie bij de deal, met de mail erbij

De kern van een bericht komt als notitie bij het contact of de deal, met een verwijzing naar de mail.

Een taak met de termijn uit de mail

Belooft iemand in een mail iets voor een datum, dan staat er een taak voor de eigenaar klaar met die termijn.

Een dealfase die achterloopt, gesignaleerd

Staat er in de mail iets dat de deal verder brengt, dan zie je een voorstel voor de nieuwe fase. Een fase wijzigen houdt altijd goedkeuring.

Een conceptantwoord erbij

Naast het voorstel voor het CRM staat er een conceptantwoord klaar in Outlook of Gmail. Versturen doe je zelf.

Herken je dit werk? Of draait jouw proces op een ander systeem?

Vertel ons welk werk je uit handen wilt geven. We denken mee over de koppeling en de route, ook als jouw systeem hier nog niet tussen staat.

Plan een kennismaking

Rechten en data

Welke toegang nodig is

De koppeling loopt via verbindingen die een beheerder in Gen8 inricht — één voor de mailkant, één voor het CRM. De workflow krijgt alleen de rechten die de gekozen acties nodig hebben: leest hij alleen mee om context te geven, dan vraagt hij geen schrijfrechten in het CRM.

De reikwijdte aan de mailkant is een bewuste keuze en geen technisch detail: een aangewezen mailbox of label is iets anders dan een heel postvak. Wij richten dit zo smal in als de workflow toelaat, omdat mailinhoud bijna altijd meer bevat dan waar de workflow over gaat. Verwerking vindt plaats in de EU.

Controle

Waar goedkeuring zit

Elke schrijfactie naar het CRM is standaard een voorstel. De eigenaar van het contact of de deal ziet het voorgestelde verschil naast de huidige waarde en keurt goed, past aan of wijst af. Afgewezen voorstellen verdwijnen niet: ze blijven in het logboek van elke stap staan, zodat je kunt teruglezen wat er is overwogen.

Een notitie toevoegen is omkeerbaar en klein; een dealfase wijzigen is dat niet. Daarom kan een notitie na een ingewerkte periode automatisch met logboek, terwijl een fasewijziging goedkeuring houdt. Conceptantwoorden worden nooit automatisch verstuurd.

Bewijs

Wat we kunnen laten zien

Gmail, Outlook en HubSpot hebben elk een eigen Gen8-koppeling. Voor mail bestaan tools om te zoeken, berichten te lezen, labels te beheren en concepten te maken; voor HubSpot tools voor contacten, deals, activiteiten, tickets en eigenaren. De route staat op geconfigureerd en niet op native, omdat een beheerder eerst vastlegt welke mailbox meedoet, welke velden geraakt mogen worden en wie goedkeurt.

gen8 · e-mail naar crmklaar

Bericht uit de mailbox in het CRM laten landen

Plan01Bericht in het aangewezen label herleid naar een contact
Actie02Bijbehorende deal en open activiteiten gelezen als context
Actie03Notitie opgesteld met verwijzing naar de mail
Actie04Taak voorgesteld met eigenaar en termijn uit het bericht
Reflectie05Afzender onbekend: nieuw contact voorgesteld, niet aangemaakt
Voorstel klaar · de eigenaar keurt goed voordat het CRM wijzigt

Veelgestelde vragen

Leest de workflow onze hele mailbox?

Alleen de mailbox, het label of de map die jullie aanwijzen. Wat daarbuiten valt, blijft ongelezen, en die keuze leggen we bij de inrichting vast.

Werkt dit ook met Salesforce of Pipedrive?

Beide hebben een eigen Gen8-koppeling met dezelfde opbouw: lezen als context, schrijven als voorstel met goedkeuring.

Wat gebeurt er met mail van een onbekende afzender?

De workflow stelt voor om een contact aan te maken en laat zien waarop hij dat baseert. Aanmaken gebeurt pas na goedkeuring.

Kan de workflow zelf antwoorden?

Hij zet een concept klaar in de mailbox. Versturen doet een mens; dat is geen instelling maar een uitgangspunt.

Welke systemen gebruik jij?

Vertel welk proces je wilt koppelen. We laten zien welke route past, welke rechten nodig zijn en waar de mens blijft beslissen.

Plan een kennismaking
  • Reactie binnen één werkdag
  • Geen verplichtingen