Definición del alcance y primeros casos de uso
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Fuente: Definición del alcance y primeros casos de uso
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Definición del alcance e implementación inicial
Primero entender, después construir
Durante unos tres días definimos el alcance, identificamos tus objetivos y los priorizamos. En la implementación inicial conectamos tus sistemas y ponemos en marcha los primeros casos de uso. Después los administramos y ampliamos.
- Unos 3 días para definir el alcance
- Decisión de continuar o detenerse después del alcance
- Procesamiento en la UE
Definición del alcance
Describir tus objetivos según cómo se realiza el trabajo realmente
En casi todo proceso hay una diferencia entre el diagrama y la práctica: la solicitud que siempre pasa por una persona, el prospecto al que llaman después de tres días o el informe de conversación que nunca llega al CRM. Esa diferencia determina dónde aporta más valor la IA.
Por eso observamos el trabajo real y usamos ejemplos recientes, incluidos los desordenados. Lo que documentamos debe poder verificarse: tú y tu equipo deben reconocer su trabajo.
Objetivos y prioridades
¿Qué quieres lograr, dónde pierdes tiempo y qué aporta más valor?
Revisar casos reales
Revisamos ejemplos recientes, incluidas las excepciones que nadie quiere mostrar.
Identificar sistemas y permisos
¿Qué sistemas intervienen, quién puede ver qué y qué integraciones ya existen?
Prioridades y propuesta
Qué casos de uso van primero, qué deben aportar y cómo medirlo. O la recomendación de no continuar.
| Definición del alcance | Implementación inicial | |
|---|---|---|
| La pregunta | ¿Qué objetivos abordamos y en qué orden? | ¿Los primeros casos de uso funcionan con trabajo real? |
| Qué sucede | Observar, preguntar, documentar y priorizar | Conectar sistemas, documentar contexto y poner en marcha los primeros casos de uso |
| Qué recibes | Objetivos priorizados con resultado, límites y punto de medición | Flujos en funcionamiento en tus sistemas, con registros |
| ¿Escribe en tus sistemas? | No, solo lectura y consultas | Propuestas; escritura solo después de recibir aprobación cuando las consecuencias son importantes |
| Dónde termina | Decisión de continuar o no con la implementación inicial | Paso a administración y mejora continua |
El trabajo no termina con la implementación inicial. Monitoreamos y mantenemos los flujos, los ajustamos según lo que ocurre en la práctica e introducimos cambios en pasos manejables.
Cuando la base está lista, ampliamos con nuevas integraciones, flujos y agentes. Así la IA crece con tu organización sin sumar una tarea de administración a tu equipo.
Administración y mejora continua
Monitoreo, mantenimiento, ajustes y cambios manejables.
Ampliación
Nuevas integraciones, flujos de trabajo y agentes cuando la base está lista.
Cuándo no continuar
A veces un flujo de trabajo no es la respuesta adecuada
Si un proceso cambia cada semana porque nadie lo ha documentado, automatizarlo genera sobre todo ruido: se mide la falta de claridad, no la tecnología. Si una regla fija o una configuración existente resuelve el paso problemático, es más rápido, económico y verificable que un modelo.
Y si nadie está encargado de revisar las propuestas, el resultado queda sin usar. En los tres casos lo decimos al terminar la definición del alcance y nos detenemos. Los criterios de un buen primer caso de uso se explican en cómo elegir un piloto interno de IA.
Costos y planificación
Cuánto cuesta y cuánto tarda
Definir el alcance toma unos tres días. El costo de la implementación inicial y la administración posterior depende de tus objetivos, la cantidad de sistemas y las excepciones. Ajustamos el precio al valor que generamos juntos y lo dejamos por escrito antes de empezar. Los factores que determinan el precio se explican en precios.
¿Necesitan acceso a nuestros sistemas para definir el alcance?
Generalmente no. Observamos a un usuario y trabajamos con ejemplos que nos compartes. Si recibimos acceso, es de solo lectura y se limita a lo que estamos analizando.
¿Cuántos ejemplos necesitan?
Los suficientes para ver las excepciones, no solo los casos ordenados. La cantidad depende del proceso y la acordamos en la reunión inicial.
¿Podemos usar la definición del alcance sin continuar con ustedes?
Sí. Los objetivos priorizados y la descripción de tus procesos son tuyos. Puedes continuar por tu cuenta o entregarlos a otro proveedor.
¿Los primeros casos de uso escriben en nuestro CRM o correo?
No de forma automática. El flujo presenta propuestas con el cambio visible; cuando las consecuencias son importantes, solo escribe después de recibir aprobación. Cada paso queda registrado y el flujo nunca envía correos por su cuenta.