Gen8

SharePoint-koppeling

Integratie · route: geconfigureerd

Het intranet dat niemand doorzoekt, alsnog doorzoekbaar

SharePoint is in veel organisaties de plek waar kennis heen gaat om vergeten te worden: handboeken, procedures, projectdossiers, lijsten die ooit zijn opgezet. Gen8 heeft een eigen koppeling met SharePoint, zodat een workflow die inhoud kan gebruiken — met verwijzing naar het document, binnen de afbakening die jullie beheerder vastlegt.

Plan een kennismaking
  • Rechten blijven leidend
  • EU-hosting
  • Goedkeuring zichtbaar

Documenten, Kennis

In het kort

Route: geconfigureerd
Onderdelen: SharePoint (sites, lijsten, documentbibliotheken)

Mogelijkheden

Wat de koppeling kan

Sites. De structuur van een aangewezen site uitlezen: welke bibliotheken en lijsten er zijn en hoe ze zijn ingedeeld.

Lijsten. Lijstitems lezen — en, als jullie dat inrichten, een item toevoegen of bijwerken. Veel SharePoint-lijsten doen in de praktijk dienst als kleine administratie: aanvragen, inventaris, besluiten.

Bestanden. Documenten in een aangewezen bibliotheek zoeken en lezen, en een document klaarzetten op de plek die jullie hebben aangewezen, met de metadata die daar al gelden.

Wat er niet gebeurt: bibliotheken herindelen, machtigingen aanpassen of documenten verwijderen. Dat is beheer, en beheer blijft bij jullie beheerder.

Inspiratie

Wat je hiermee kunt automatiseren

Een paar voorbeelden van werk dat je met deze koppeling uit handen geeft. Wat bij jou past, bepalen we samen in de scoping.

Vragen beantwoorden uit je bibliotheken

Een collega stelt een vraag. De workflow zoekt in de aangewezen documentbibliotheek en antwoordt met een verwijzing naar het document.

Documenten op de juiste plek, met de juiste metadata

Een document wordt klaargezet in de bibliotheek die jullie aanwijzen, met de metadata die daar al gelden. Je ziet het voorstel voordat het er staat.

Een SharePoint-lijst bijhouden

Veel lijsten zijn een kleine administratie: aanvragen, inventaris, besluiten. De workflow stelt een nieuw of bijgewerkt lijstitem voor.

Herken je dit werk? Of draait jouw proces op een ander systeem?

Vertel ons welk werk je uit handen wilt geven. We denken mee over de koppeling en de route, ook als jouw systeem hier nog niet tussen staat.

Plan een kennismaking

Rechten en data

Welke toegang nodig is

Een beheerder legt de verbinding en wijst aan welke sites, bibliotheken en lijsten meedoen. Bij SharePoint is dat extra belangrijk, omdat toestemmingen in een Microsoft-omgeving vaak breder worden verleend dan nodig en een tenant-brede toegang zich nauwelijks laat terugdraaien in gedrag.

Het uitgangspunt is dat de rechten van SharePoint zelf leidend blijven: deze koppeling mag geen manier worden om aan die rechten voorbij te komen. Hoe strikt dat in een gegeven omgeving uitpakt, hangt af van de identiteit waarmee de koppeling werkt. Dat is geen aanname die je moet doen, maar iets wat je bij de inrichting narekent. Verwerking binnen Gen8 vindt plaats in de EU; Microsoft verwerkt de inhoud in jullie eigen tenant.

Controle

Waar goedkeuring zit

Lezen als bron heeft geen goedkeuring per vraag nodig; de controle zit in het aanwijzen van de bronnen en in wie de workflow mag gebruiken.

Voor schrijven — een document neerzetten, een lijstitem aanmaken of bijwerken — geldt het gewone uitgangspunt: eerst een voorstel dat iemand ziet, inclusief de metadata die eraan gehangen worden. Metadata zijn hier geen bijzaak: verkeerd getagd komt in SharePoint neer op onvindbaar. Elke stap staat in het logboek.

Bewijs

Wat we kunnen laten zien

SharePoint heeft een eigen Gen8-koppeling met aparte tools voor sites, lijsten en bestanden. De route staat op geconfigureerd en niet op native, omdat de koppeling pas iets waard is nadat een beheerder de sites, bibliotheken en lijsten heeft aangewezen en de rechten heeft nagelopen. De overige Microsoft-onderdelen staan bij Microsoft 365, de Google-tegenhanger bij Google Drive, en het bevraagbaar maken bij documenten en kennis. Voor een systeem zonder eigen koppeling: MCP, API en maatwerk.

gen8 · sharepointklaar

Vraag beantwoorden uit de aangewezen bibliotheek

Plan01Vraag afgebakend tot de sites en bibliotheken die meedoen
Actie02Structuur van de site uitgelezen: bibliotheken en lijsten
Actie03Documenten gezocht en gelezen binnen de rechten van de vrager
Actie04Antwoord opgesteld met verwijzing naar document en plek
Reflectie05Vastleggen in een lijst raakt de metadata: voorstel voorgelegd
Antwoord met bron · het lijstitem wacht op goedkeuring

Veelgestelde vragen

Krijgt de workflow toegang tot de hele tenant?

Dat willen we juist vermijden. We richten in op de aangewezen sites, bibliotheken en lijsten, en die keuze hoort jullie beheerder bewust te maken.

Ziet iedereen straks alles?

Dat mag nooit het effect zijn. De rechten van SharePoint horen leidend te blijven, en dat is iets om bij de inrichting na te rekenen in plaats van aan te nemen.

Kan de workflow documenten opruimen?

Nee. Verwijderen en herindelen zijn beheerhandelingen die we niet inrichten.

Werkt dit ook met OneDrive of Google Drive?

Beide hebben een eigen koppeling met dezelfde opbouw. Kijk bij Microsoft 365 en bij de Google Drive-koppeling.

Welke systemen gebruik jij?

Vertel welk proces je wilt koppelen. We laten zien welke route past, welke rechten nodig zijn en waar de mens blijft beslissen.

Plan een kennismaking
  • Reactie binnen één werkdag
  • Geen verplichtingen