Gen8

Google Drive-koppeling

Integratie · route: native

De mappen die jullie aanwijzen, leesbaar voor een workflow

Google Drive is voor veel organisaties het archief én de werkplek. Gen8 heeft er een eigen koppeling mee, die verder gaat dan bestanden alleen: ook de inhoud van Documenten, Spreadsheets en Presentaties is bereikbaar. In de standaardinrichting leest deze koppeling; schrijven is een bewuste uitbreiding.

Plan een kennismaking
  • Rechten blijven leidend
  • EU-hosting
  • Goedkeuring zichtbaar

Documenten

In het kort

Route: native
Onderdelen: Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets, Google Presentaties

Mogelijkheden

Wat de koppeling kan

Bestanden. Zoeken en lezen binnen de mappen en gedeelde schijven die jullie hebben aangewezen — om een vraag te beantwoorden met bronverwijzing, of om een bestand als invoer voor een volgende stap te gebruiken.

Google Documenten. De inhoud van een document lezen, en — als jullie dat inrichten — tekst opbouwen of bijwerken. Een rapport dat uit gegevens wordt samengesteld, is hier de typische toepassing.

Google Spreadsheets. Gegevens uit een spreadsheet lezen en er rijen of waarden in bijwerken, bijvoorbeeld een overzicht dat wekelijks moet worden aangevuld.

Google Presentaties. De inhoud van een presentatie lezen en dia's opbouwen of aanpassen.

Wat er niet gebeurt: mappen herindelen, bestanden verplaatsen of verwijderen. Opruimen blijft mensenwerk.

Inspiratie

Wat je hiermee kunt automatiseren

Een paar voorbeelden van werk dat je met deze koppeling uit handen geeft. Wat bij jou past, bepalen we samen in de scoping.

Vragen beantwoorden uit aangewezen mappen

De workflow zoekt in de mappen en gedeelde schijven die jullie aanwijzen, en antwoordt met een verwijzing naar het bestand.

Een rapport samenstellen

Een rapport in Google Documenten, opgebouwd uit gegevens. Een wijziging is eerst een voorstel dat iemand ziet.

Het wekelijkse overzicht aanvullen

Nieuwe rijen of waarden in een overzicht dat elke week bij moet. Na een ingewerkte periode kan dat automatisch, met logboek.

Herken je dit werk? Of draait jouw proces op een ander systeem?

Vertel ons welk werk je uit handen wilt geven. We denken mee over de koppeling en de route, ook als jouw systeem hier nog niet tussen staat.

Plan een kennismaking

Rechten en data

Welke toegang nodig is

Een beheerder legt de verbinding en wijst aan welke mappen of gedeelde schijven meedoen. Een hele Drive openzetten omdat dat makkelijker is, is precies wat we willen vermijden — de afbakening is de inrichting.

De workflow krijgt alleen de rechten die de gekozen acties nodig hebben: voor een kennisbron is dat leesrecht op de aangewezen mappen, niets meer. Zodra een workflow ook schrijft, komt daar een recht bij, en die uitbreiding hoort een expliciet besluit te zijn. De rechten van Drive zelf blijven leidend: deze koppeling mag geen manier worden om toegang te krijgen tot wat iemand anders niet mag zien. Verwerking binnen Gen8 vindt plaats in de EU.

Controle

Waar goedkeuring zit

Lezen als bron heeft geen goedkeuring per vraag nodig. De controle zit eerder in de keten: bij het aanwijzen van de mappen en bij de beslissing wie de workflow mag gebruiken.

Voor schrijven geldt het gewone uitgangspunt. Een wijziging in een document of spreadsheet is eerst een voorstel dat iemand ziet. Werkt een bepaalde wijziging maandenlang zonder correctie en is hij klein en omkeerbaar, dan kan hij automatisch met logboek — een wekelijks overzicht aanvullen is daar een goed voorbeeld van, een klantrapport herschrijven niet.

Bewijs

Wat we kunnen laten zien

Google Drive heeft een eigen Gen8-koppeling met aparte tools voor bestanden, Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Daarom staat de route op native. De Microsoft-tegenhangers staan bij SharePoint en Microsoft 365; hoe documenten bevraagbaar worden gemaakt, staat bij documenten en kennis. Voor een opslagsysteem zonder eigen koppeling geldt MCP, API en maatwerk.

gen8 · google driveklaar

Terugkerend overzicht aanvullen

Plan01Alleen de aangewezen mappen en gedeelde schijven in beeld
Actie02Bronbestanden gezocht en gelezen
Actie03Inhoud van Documenten en Spreadsheets uitgelezen
Actie04Aanvulling voorbereid, met het verschil zichtbaar
Reflectie05Het bestand is gedeeld: wijziging voorgelegd, niet doorgevoerd
Voorstel klaar · herindelen en verwijderen blijft mensenwerk

Veelgestelde vragen

Kan de workflow bij onze hele Drive?

Alleen bij de mappen of gedeelde schijven die jullie aanwijzen. Dat vastleggen is onderdeel van de inrichting.

Kan hij bestanden aanpassen?

Alleen als jullie dat inrichten. In de standaardinrichting leest de koppeling; schrijven is een aparte, bewuste uitbreiding.

Worden bestanden gekopieerd naar Gen8?

Wat er wordt opgeslagen om doorzoekbaar te maken, hangt af van de inrichting. Leg dat vooraf vast; het is een vraag die jullie beheerder moet kunnen beantwoorden.

Werkt dit ook met SharePoint of OneDrive?

Ja, beide hebben een eigen koppeling met dezelfde opbouw. Kijk bij Microsoft 365.

Welke systemen gebruik jij?

Vertel welk proces je wilt koppelen. We laten zien welke route past, welke rechten nodig zijn en waar de mens blijft beslissen.

Plan een kennismaking
  • Reactie binnen één werkdag
  • Geen verplichtingen