Gen8

Gmail koppelen met Jira

Mogelijkheid · route: mcp

Van een e-mail naar een Jira-taak die iemand heeft goedgekeurd

Niet elke e-mail is werk, en niet elk werk hoort in Jira. Deze workflow beoordeelt binnenkomende mail, stelt voor welke berichten een taak verdienen, en maakt die taak pas aan nadat een mens het voorstel heeft goedgekeurd.

Plan een kennismaking
  • Eerst scoping, dan pas een voorstel
  • EU-hosting
  • Jij houdt de controle
Drie grote afgeronde vierkanten op een rij: twee gevulde groene vormen verbonden met een oranje omlijnd vierkant.

E-mail, Projectwerk

In het kort

Route: mcp
Controle: menselijke goedkeuring
Systemen: Gmail, Jira

Wat er gebeurt

Van signaal naar voorstel

De workflow leest nieuwe berichten in een afgesproken mailbox of label. Per bericht beoordeelt hij of het om werk gaat dat in het projectbord thuishoort: een bug, een verzoek, een wijziging. Voor die berichten stelt hij een Jira-taak voor met titel, samenvatting, prioriteit en een verwijzing naar de oorspronkelijke mail.

Het voorstel verschijnt bij de eigenaar van de mailbox. Die keurt goed, past aan of wijst af. Pas daarna wordt de taak in Jira aangemaakt en krijgt de afzender, als je dat wilt, een conceptantwoord in Gmail dat je zelf verstuurt.

Zo verloopt het

Stap voor stap

  1. Signaal

    Een nieuw bericht in de mailbox of onder het label dat je hebt aangewezen.

  2. Beoordelen

    Is dit werk voor het projectbord? Zo ja: welk project, welk type, welke prioriteit? Bij twijfel wordt het bericht niet geraden maar ter beoordeling gemarkeerd.

  3. Voorstel

    Een concept-taak met titel, samenvatting, prioriteit en een link naar de mail, plus optioneel een conceptantwoord aan de afzender.

  4. Goedkeuring

    De eigenaar keurt goed, past aan of wijst af. Afgekeurde voorstellen blijven in het logboek.

  5. Uitvoering

    De taak wordt in Jira aangemaakt; het conceptantwoord staat klaar in Gmail en wordt niet automatisch verstuurd.

Grenzen

Waar het stopt

De workflow verstuurt geen e-mail namens jou en maakt geen taak aan zonder goedkeuring. Hij leest alleen de mailbox of het label dat je hebt aangewezen, niet je hele archief. Bijlagen worden niet zelfstandig geïnterpreteerd tenzij je dat apart inricht. En hij beslist niet over prioriteit boven jouw regels: bij conflict wint de regel, niet het model.

Bewijs

Wat we kunnen laten zien

Jira wordt in deze workflow bereikt via een MCP-server, niet via een eigen Gen8-koppeling. Gmail-concepten zijn wel een eigen koppeling. Wil je dezelfde opbouw met Outlook-mail, dan is die mailkant wel een eigen koppeling: zie Microsoft 365. Wat een MCP-route praktisch betekent, staat in MCP, API en maatwerk.

Veelgestelde vragen

Kan de workflow ook taken bijwerken in plaats van aanmaken?

Dat is een aparte inrichting met een eigen goedkeuringsstap, omdat het bestaande werk van anderen raakt. Bespreek het in het procesgesprek.

Wat gebeurt er met mail die geen werk is?

Niets. De workflow markeert alleen berichten waarvoor hij een taak voorstelt; de rest laat hij met rust.

Werkt dit ook met Outlook?

De opbouw is dezelfde; de mailroute verschilt. Kijk bij de integraties voor Microsoft 365.

Breng één proces mee.

We beoordelen samen of deze workflow bij jouw situatie past, wat de route kost aan beheer en waar de mens moet blijven beslissen.

Plan een kennismaking
  • Reactie binnen één werkdag
  • Geen verplichtingen