Gen8

Gmail-koppeling

Integratie · route: native

Meelezen in één mailbox, antwoorden klaarzetten, nooit versturen

De mailbox is voor de meeste organisaties de plek waar werk binnenkomt. Gen8 heeft een eigen koppeling met Gmail, zodat een workflow berichten kan lezen, ordenen en beantwoorden in concept. Versturen doet hij niet — dat is geen instelling die nog aan moet, maar een uitgangspunt.

Plan een kennismaking
  • Rechten blijven leidend
  • EU-hosting
  • Goedkeuring zichtbaar

E-mail

In het kort

Route: native
Onderdelen: Gmail

Mogelijkheden

Wat de koppeling kan

Binnen de mailbox, het label of de map die jullie aanwijzen:

  • Zoeken naar berichten op afzender, onderwerp, periode of inhoud
  • Lezen van een bericht en van de conversatie waar het in staat
  • Labelen — labels toekennen of verwijderen om berichten te ordenen of door te zetten naar een volgende stap
  • Beheren van berichten, bijvoorbeeld archiveren of markeren volgens jullie afspraken
  • Een concept klaarzetten met een voorgesteld antwoord, in de mailbox waar jij het ziet staan

Berichten verwijderen hoort niet bij wat wij inrichten: een verkeerd weggegooide mail is precies het soort fout dat niemand terugdraait.

Inspiratie

Wat je hiermee kunt automatiseren

Een paar voorbeelden van werk dat je met deze koppeling uit handen geeft. Wat bij jou past, bepalen we samen in de scoping.

Binnenkomende mail sorteren

Berichten in het aangewezen label krijgen een label dat ze doorzet naar de juiste stap of collega.

Een antwoord klaar in je mailbox

Het voorgestelde antwoord staat als concept in Gmail. Jij leest het en verstuurt het zelf.

De hele conversatie erbij

Voordat er een antwoord komt, zoekt de workflow eerdere berichten op afzender, onderwerp of periode, en leest hij de hele conversatie.

Herken je dit werk? Of draait jouw proces op een ander systeem?

Vertel ons welk werk je uit handen wilt geven. We denken mee over de koppeling en de route, ook als jouw systeem hier nog niet tussen staat.

Plan een kennismaking

Rechten en data

Welke toegang nodig is

Een beheerder legt de verbinding en bepaalt de reikwijdte: welke mailbox, welk label, welke map. Dat is de belangrijkste keuze van de hele inrichting, want mailinhoud bevat bijna altijd meer dan waar de workflow over gaat — privacygevoelige berichten, personeelszaken, offertes van derden.

De workflow krijgt alleen de rechten die de gekozen acties nodig hebben. Leest hij alleen mee, dan vraagt hij geen rechten om te wijzigen. Zet hij concepten klaar, dan heeft hij daarvoor rechten nodig, maar niet om te verzenden. Toegangsgegevens worden versleuteld opgeslagen. Verwerking binnen Gen8 vindt plaats in de EU; Google verwerkt de mail in jullie eigen Workspace-omgeving.

Controle

Waar goedkeuring zit

Lezen en labelen binnen de afgesproken reikwijdte gebeurt zonder tussenkomst; dat is wat een triageworkflow bruikbaar maakt. Alles wat naar buiten zou gaan, gaat als concept: het antwoord staat klaar in de mailbox, en de mens die het verstuurt, leest het eerst.

Dat onderscheid houden we vast, ook als de kwaliteit van de concepten na verloop van tijd goed is. Een verkeerd verstuurde mail is niet terug te halen en raakt iemand buiten jullie organisatie — dat is een ander soort fout dan een verkeerd veld in een CRM. Elke stap staat in het logboek, inclusief de concepten die niet zijn verstuurd.

Bewijs

Wat we kunnen laten zien

Gmail heeft een eigen Gen8-koppeling met aparte tools om te zoeken, berichten op te halen, labels te beheren, de mailbox te beheren en concepten te maken. Daarom staat de route op native. Voor Outlook-mail geldt hetzelfde met een eigen koppeling: zie Microsoft 365. De bredere Google-omgeving staat bij Google Workspace; wat een workflow hiermee doet, staat bij inbox-triage en e-mail naar CRM.

gen8 · gmailklaar

Bericht in het aangewezen label beoordelen

Plan01Bericht binnen het aangewezen label geclassificeerd: klantvraag
Actie02Conversatie eromheen meegelezen voor context
Actie03Label toegekend en het bericht doorgezet naar de volgende stap
Actie04Conceptantwoord klaargezet in de mailbox
Reflectie05Verzenden is geen stap in deze workflow: het concept blijft staan
Concept klaar · een mens leest het en verstuurt

Veelgestelde vragen

Leest de workflow alle mail?

Alleen wat binnen de aangewezen mailbox, het label of de map valt. Die afbakening leggen we bij de inrichting vast.

Kan hij toch versturen als wij dat willen?

Dat is technisch mogelijk, maar wij richten het niet zo in. Wil je het toch, dan hoort daar een expliciet besluit bij van iemand die over de mailbox gaat.

Wat gebeurt er met bijlagen?

Die worden niet vanzelf geopend en geïnterpreteerd. Documenten verwerken is een aparte stap die je bewust inricht.

Werkt dit ook met Outlook?

Ja, met een eigen koppeling en dezelfde opbouw. Kijk bij Microsoft 365.

Welke systemen gebruik jij?

Vertel welk proces je wilt koppelen. We laten zien welke route past, welke rechten nodig zijn en waar de mens blijft beslissen.

Plan een kennismaking
  • Reactie binnen één werkdag
  • Geen verplichtingen