Por qué esto va antes de la construcción
Un flujo de IA no es un archivo que se entrega. Es un conjunto de componentes que pueden tener cada uno su propio dueño: la instrucción, las conexiones con los sistemas, los datos almacenados, el registro y el entorno donde se ejecuta. Mientras todo funciona, nadie nota que esas propiedades no están juntas. Con el primer cambio — un nuevo empleado, otro proveedor, un sistema que se reemplaza — se nota de inmediato.
Cinco preguntas
1. ¿De quién es la instrucción?
El texto que describe lo que debe hacer el flujo, incluidas las excepciones, es el resultado intelectual del proyecto. Deja establecido si el cliente puede conservarlo, modificarlo y entregárselo a otra persona. Es una pregunta contractual, no técnica.
2. ¿Quién administra las conexiones?
Una conexión con un CRM, una carpeta de documentos o un buzón la autoriza alguien. Si es quien construyó el flujo con una cuenta propia, el acceso desaparece el día en que esa persona se va. Las conexiones deben estar a nombre de la organización, con un administrador que trabaje internamente.
3. ¿Quién tiene acceso y quién puede retirarlo?
Haz una lista de quién puede modificar el flujo, quién puede leer los registros y quién puede conceder o retirar el acceso. Esa lista debería ser más corta de lo que la gente espera y conviene revisarla periódicamente.
4. ¿Dónde están los datos y por cuánto tiempo?
Qué datos se almacenan, dónde se procesan y qué pasa con el historial al terminar la relación. “Procesamiento en la UE” es un punto de partida que puedes dejar por escrito; el plazo de conservación de tus propios registros es una decisión que tomas tú.
5. ¿Cómo se ve una salida en la práctica?
No “¿podemos salir?” — la respuesta a eso siempre es sí — sino: qué te llevas, en qué forma y qué sigue funcionando después. La versión honesta suele ser: recibes la instrucción, la configuración y los registros; las conexiones las configuras de nuevo con otro proveedor; y el flujo en sí no se ejecuta sin un entorno que lo ejecute.
El componente que se olvida
El registro. No es el activo más emocionante, pero es lo único que explica después por qué un paso podía hacerse automáticamente y otro no. En una auditoría, una queja o un traspaso es el documento que necesitas, y además es el componente cuya política de conservación con más frecuencia no está definida en ninguna parte.
Cómo dejarlo por escrito sin un proyecto jurídico
Basta un anexo a la confirmación del encargo: por cada componente, el dueño, el administrador y qué pasa con él al terminar. Media hoja A4. El valor no está en la redacción, sino en que la conversación se tuvo antes de que algo estuviera en marcha.