Por qué antes y por qué en una página
Un flujo con IA casi siempre toca sistemas de distintos responsables: el correo del usuario, el CRM de ventas y los documentos de TI. Mientras nadie haya documentado el conjunto, cada quien responde por su parte y nadie puede aprobar el todo. Por eso los proyectos se quedan en revisión: no porque la respuesta sea mala, sino porque no está escrita en ninguna parte.
Las ocho preguntas
1. ¿Qué datos entran al flujo?
Nómbralos de forma concreta, por paso: texto del mensaje y adjuntos, nombre y cargo de un contacto, valores, una transcripción. "Datos del cliente" no es una respuesta. Anota también qué decides no incluir: esa es la frase que más rápido acorta una revisión.
2. ¿Incluyen categorías especiales de datos personales?
Salud, ausencias por enfermedad, origen, afiliaciones, datos penales. Si la respuesta es sí, no es un detalle sino un rediseño: esos datos normalmente deben quedar fuera del flujo, o el flujo necesita una configuración aparte y más restringida.
3. ¿Qué sistemas se leen y con qué permisos?
Por sistema: qué parte, en nombre de quién y si es solo lectura o también escritura. La diferencia entre "lee el buzón del empleado" y "lee un buzón compartido" determina toda la conversación.
4. ¿Qué se escribe y se puede revertir?
Cada acción de escritura con el sistema de destino, el nivel de control — solo lectura, aprobación humana o automático con registro — y si se conserva el valor anterior. Una escritura sin posibilidad de regresar no debería ser automática.
5. ¿Dónde se realiza el procesamiento?
Por componente: dónde funciona el flujo, dónde está alojado el modelo y dónde están los registros. Para muchas organizaciones, procesar en la UE es un requisito obligatorio, y aplica a toda la cadena, no a un solo eslabón.
6. ¿Qué se conserva y durante cuánto tiempo?
Distingue tres cosas que suelen mezclarse: la entrada — el mensaje o documento —, los resultados intermedios — campos extraídos o transcripciones — y el registro de lo que hizo el flujo. Merecen plazos distintos y, normalmente, la categoría intermedia debe conservarse por menos tiempo.
7. ¿Quién puede acceder?
Quién ve las propuestas, quién ve los registros y quién puede modificar el flujo. Y también: ¿qué ve el proveedor? Esa última pregunta necesita una respuesta concreta, no una referencia a un documento de políticas.
8. ¿Qué pasa al terminar la relación?
Dónde quedan el flujo, las credenciales y los registros cuando termina la colaboración, y qué se elimina. Antes es un párrafo; después es una negociación.
Qué no responde esta página por ti
Las respuestas dependen de los sistemas y proveedores que elijas. Pídelas y escríbelas literalmente; una respuesta que no puedes explicar con tus palabras no es una respuesta.
El beneficio
Estas ocho preguntas toman una mañana y llevan la conversación con TI y la dirección al comienzo, cuando cambiar todavía cuesta poco. Además, suelen llevar a un diseño más sencillo: si la respuesta a la pregunta 1 es demasiado larga, el flujo ve demasiado, y ver menos también suele significar trabajar mejor.