Por qué una demo predice poco
Una demo usa material que tú elegiste: un correo electrónico ordenado, una transcripción completa, un documento sin escaneos ni firmas. Un proceso del cliente usa lo que llega ese día. En esa diferencia se estanca casi todo proyecto de automatización, y rara vez el problema es que el modelo se quede corto.
Por eso, trata el paso de la demo al proceso como una serie de puntos de control, no como una implementación. Cada punto es una pregunta con una respuesta que puedes escribir. Si no logras superarlo, sabes exactamente qué falta.
Los siete puntos de control
- Entradas reales. ¿El flujo funciona con veinte casos aleatorios del último mes, en lugar de ejemplos seleccionados? Incluye deliberadamente los desordenados: cadenas reenviadas, archivos adjuntos sin capa de texto y frases incompletas.
- Un responsable por paso. ¿Quién revisa la propuesta, quién la aprueba y quién interviene si algo sale mal? Un flujo sin un nombre detrás de cada paso se detiene en cuanto alguien sale de vacaciones.
- El nivel de control. ¿El flujo solo lee, propone con aprobación humana o ejecuta con un registro de cada paso? Elígelo por paso, no por proyecto.
- La salida ante la duda. ¿Qué hace el flujo cuando no sabe? Una ruta explícita de regreso a una persona es un requisito funcional, no una buena idea que se agrega al final.
- Permisos y visibilidad. ¿El flujo puede ver todo lo que puede ver quien consulta y nada más? Los permisos existentes siguen siendo la referencia; una conexión que evade permisos resuelve un problema creando uno mayor.
- El registro. ¿Puedes consultar, para cada ejecución, qué fuente se leyó, qué propuesta se hizo y qué ocurrió con ella? Sin eso no puedes investigar una desviación ni ajustar un nivel de control con evidencia.
- La segunda vez. ¿Alguien distinto de quien construyó el flujo puede configurarlo para un segundo cliente o departamento usando solo la configuración y la documentación? Si no, tienes una demo con una vida útil más larga.
Qué registras en cada punto de control
Sé breve: unas tres líneas por punto. Qué pregunta, qué respuesta, quién la dio y en qué fecha. Ese documento no es una formalidad: al entregar, es lo único que todavía explica por qué un paso puede ser automático y otro no.
Los puntos que no superas son igual de valiosos. Un punto marcado como "todavía no" es un límite explícito del alcance, en lugar de una sorpresa cuando ocurre la primera falla.
El orden no es opcional
Los puntos 1 y 2 siempre van antes que los demás. Elegir un nivel de control para entradas que no conoces, o diseñar una salida sin saber quién está al otro lado, produce documentos que se ignoran ante la primera excepción. El punto 7 va al final y define si tienes una solución o un encargo.