Procesar y contabilizar facturas
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Gen8
Fuente: Procesar y contabilizar facturas
Servicio de IA gestionado para pymes. Configuramos, conectamos y gestionamos; tú mantienes el control.
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Posibilidad · vía: configurada
Cada factura extraída, verificada y lista para aprobación
En el procesamiento de facturas, el tiempo se consume en transcribir e investigar las pocas que presentan errores, más que en contabilizar. Este flujo extrae cada factura de compra, la verifica con tus reglas y prepara el resultado para aprobación. Solo se contabiliza cuando una persona da el visto bueno.
- Primero definimos el alcance; después, la propuesta
- Alojamiento en la UE
- Tú mantienes el control
En pocas palabras
Vía: configurada
Control: aprobación humana
Sistemas: Correo electrónico, almacenamiento de documentos, Exact Online
Qué ocurre
De la señal a la propuesta
Las facturas llegan por correo o a una carpeta designada del almacenamiento de documentos. El flujo extrae de cada factura el proveedor, número, fecha, montos, valor del IVA y conceptos. Después verifica si el total coincide con los conceptos, si el proveedor es conocido, si el número ya apareció, si el monto está dentro de tu límite y si existe una orden de compra o un encargo relacionado.
Lo que supera las verificaciones se prepara como un asiento propuesto con una cuenta contable y un centro de costos sugeridos. Lo incorrecto pasa a una lista independiente con el motivo de cada factura. Un integrante del equipo contable aprueba, corrige o rechaza; solo entonces se contabiliza.
Recepción
Una factura en el buzón o la carpeta designados. Los demás documentos quedan fuera del flujo.
Extracción
Proveedor, número, fecha, montos, IVA y conceptos. Las facturas ilegibles o incompletas se reportan, no se completan con suposiciones.
Verificación
Sumas, números duplicados, proveedor conocido, límite de monto y relación con una orden de compra o encargo.
Aprobación
El equipo contable ve la propuesta con las diferencias detectadas y aprueba, corrige o rechaza.
Contabilización
Tras la aprobación, se prepara el asiento en el sistema contable, vinculado al documento de origen.
Límites
Dónde termina
El flujo no paga nada. No aprueba facturas ni aumenta límites de monto: el límite que tú estableces se respeta. Si un campo es ilegible no lo completa, sino que reporta que falta. No modifica períodos ya contabilizados ni cierra períodos. Tampoco evalúa si un gasto se justifica comercialmente, solo si una factura es correcta desde el punto de vista administrativo.
Evidencia
Lo que podemos demostrar
La plataforma tiene una integración propia de Exact Online, al igual que del buzón y el almacenamiento de documentos donde llegan las facturas. Se configura por organización el recorrido del documento recibido al asiento aprobado: el plan de cuentas, los centros de costos, los límites de monto y los responsables de aprobación varían según la firma. Por eso esta ruta se denomina configurada y no nativa. Para ver el contexto según el tipo de firma, consulta flujo de facturas en una firma contable.
¿Qué sucede con una factura incorrecta?
No se contabiliza: entra en la lista de diferencias con su motivo. Permanece allí hasta que alguien la atienda.
¿El flujo reconoce una factura duplicada?
Verifica el número de factura y el proveedor frente a lo ya procesado, y reporta los posibles duplicados en lugar de contabilizarlos.
¿Puede funcionar con otro software contable?
La extracción y las verificaciones son iguales; la contabilización cambia según el software. Consulta en las integraciones qué ruta corresponde al tuyo.
¿Quién mantiene el control general?
El equipo contable. El flujo entrega propuestas y un registro de cada paso, no contabilizaciones autónomas.