Preparar una cotización a partir de la información inicial
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Gen8
Fuente: Preparar una cotización a partir de la información inicial
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Posibilidad · vía: desarrollo a la medida
De la información inicial a un borrador que ya se parece a tu cotización
Preparar una cotización rara vez exige pensar algo nuevo: se trata de traducir la información inicial a los bloques, tarifas y condiciones que ya usas. Este flujo hace esa traducción y entrega un borrador que revisa el asesor comercial. La diferencia está en las horas que ya no se dedican al formato y la transcripción.
- Primero definimos el alcance; después, la propuesta
- Alojamiento en la UE
- Tú mantienes el control
En pocas palabras
Vía: desarrollo a la medida
Control: aprobación humana
Sistemas: Formulario o correo, almacenamiento de documentos
Qué ocurre
De la señal a la propuesta
El flujo comienza con la información inicial: un formulario diligenciado, un informe de conversación o un correo con la solicitud del cliente. Extrae los datos que necesita una cotización: servicio, alcance, plazo, requisitos especiales y condiciones mencionadas. Si falta algo esencial, lo devuelve como una pregunta pendiente en lugar de completarlo con una suposición.
Después arma el borrador de cotización con tus propios bloques de texto, tarifas y condiciones. El asesor comercial lo recibe, completa, corrige y decide qué se envía realmente. El flujo nunca envía una cotización al cliente por su cuenta.
Recepción de información
Un formulario, un informe de conversación o un correo con la solicitud del cliente, de una fuente que designaste.
Extracción
Servicio, alcance, plazo y requisitos especiales. Lo que falta se devuelve como una pregunta pendiente.
Elaboración
El borrador se arma con tus propios bloques de texto, tarifas y condiciones, sin inventar contenido libremente.
Revisión
El asesor comercial completa la información, corrige el alcance y decide si el borrador está listo para enviar.
Envío
El asesor comercial lo envía. El flujo registra qué versión se aprobó y en qué se basó.
Límites
Dónde termina
El flujo no envía cotizaciones ni asume compromisos con un cliente. No inventa tarifas: lo que no aparece en tu lista de precios se señala como un punto pendiente. No se aparta por su cuenta de tus condiciones estándar, aunque el cliente lo haya solicitado; cualquier excepción requiere una decisión humana. Tampoco determina descuentos ni evalúa si un proyecto es viable.
Evidencia
Lo que podemos demostrar
Este flujo se configura para cada organización: la estructura de la cotización, los bloques de texto, la tabla de tarifas y el destino del documento cambian según la empresa. Por eso esta ruta figura como desarrollo a medida, en lugar de una integración existente. El costo de esa configuración y los factores de los que depende se explican en precios.
¿El flujo inventa precios cuando no hay información?
No. Lo que no aparece en tu lista de precios vuelve al asesor comercial como un punto pendiente. Una tarifa inventada en una cotización cuesta más que una línea vacía.
¿El borrador puede enviarse directamente al cliente?
Solo después de que una persona lo apruebe y lo envíe. El flujo no tiene permiso para enviar a los clientes.
¿Dónde queda el documento?
En el almacenamiento de documentos y la estructura de carpetas que tú designes, para encontrar las versiones donde ya las buscas.
¿También funciona con cotizaciones complejas?
Funciona mejor con cotizaciones compuestas por bloques reconocibles. Cuanto más cálculo o negociación real se necesite, más trabajo hace directamente el asesor comercial.