Convertir documentos en conocimiento accesible
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Gen8
Fuente: Convertir documentos en conocimiento accesible
Servicio de IA gestionado para pymes. Configuramos, conectamos y gestionamos; tú mantienes el control.
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Posibilidad · vía: configurada
Documentos en tres lugares, una sola entrada para consultarlos
El conocimiento rara vez se pierde; se dispersa. Manuales en SharePoint, documentos de proyectos en Drive y procedimientos en una carpeta que nadie abre. Este flujo permite consultarlos desde un solo lugar, sin copiarlos a otro sitio ni mostrar a alguien más de lo que ya tenía permitido ver.
- Primero definimos el alcance; después, la propuesta
- Alojamiento en la UE
- Tú mantienes el control
En pocas palabras
Vía: configurada
Control: solo lectura
Sistemas: SharePoint, Google Drive
Qué ocurre
De la señal a la propuesta
Designas qué sitios, carpetas y tipos de documentos se incluyen. El flujo los lee, los divide en fragmentos y registra su origen y la última fecha de modificación del documento. Conserva los permisos: cada fragmento mantiene quién puede verlo.
Después se puede consultar la colección —véase consultar una base de conocimiento interna— y otros flujos pueden usarla como fuente, por ejemplo para un borrador de respuesta o una verificación de procedimientos. Si cambia un documento, la colección refleja el cambio. Si desaparece, también desaparecen sus fragmentos y las respuestas basadas en ellos.
Delimitación
¿Qué sitios, carpetas y tipos de documentos se incluyen? Lo demás queda sin leer.
Acceso
Se leen los documentos y se dividen en fragmentos, cada uno con fuente, fecha y permisos.
Actualización
Si un documento cambia o desaparece, la colección refleja el cambio. No se crea un archivo paralelo desactualizado.
Uso
Los colaboradores hacen preguntas y otros flujos usan la misma colección como fuente.
Verificación
El registro muestra qué documentos se usaron, para quién y cuándo.
Límites
Dónde termina
No se escribe, mueve ni elimina nada en tu almacenamiento de documentos. No se crea un segundo archivo fuera de tu entorno: la fuente sigue siendo la referencia y sus cambios se reflejan. Los permisos no se amplían; un documento visible para tres personas solo genera respuestas para esas tres. Los documentos que no designaste no se incluyen, aunque estén en la misma carpeta. El flujo tampoco evalúa si un documento sigue siendo una política vigente.
Evidencia
Lo que podemos demostrar
La plataforma tiene integraciones propias de SharePoint y Google Drive, conservando los permisos existentes. El procesamiento se realiza en la UE. El alcance se configura por organización: qué carpetas se incluyen, qué tipos de documentos son útiles y cómo manejar versiones desactualizadas. Consulta también documentos y conocimiento y conectar documentos y conocimiento.
¿Nuestros documentos se guardan en otro lugar?
No. Permanecen en tu propio almacenamiento. Se leen y referencian; no se crea un segundo archivo que evolucione por su cuenta.
¿Qué pasa si alguien elimina un documento?
También desaparecen los fragmentos que provenían de él y las respuestas que se apoyaban en ellos. La fuente sigue siendo la referencia.
¿Qué documentos son adecuados?
Los documentos de texto con estructura clara funcionan mejor. Los escaneos sueltos, las versiones desactualizadas y las plantillas vacías generan sobre todo ruido.
¿Quién puede ver qué se utilizó?
El registro indica qué documentos se usaron, para quién y cuándo. Eso también permite que un administrador rinda cuentas.